Uso de WhatsApp en la empresa

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Hoy en día, rara es la organización o profesional que no use WhatsApp en la empresa, como medio de comunicación.

¿Pero, sabemos si lo estamos usando de manera correcta?

Tipos de WhatsApp

PRIVACIDAD SEVILLA

Las herramientas para la comunicación instantánea ofrecidas por WhatsApp son:

En la primera, WhatsApp es responsable del tratamiento (RT) de los datos de los usuarios (interesados). En la segunda, WhatsApp es encargado de tratamiento (ET) de la empresa que la contrata (art. 28 GDPR).

Para que una empresa (RT) pueda utilizar WhatsApp para comunicarse con sus clientes, empleados y proveedores hay que contratar WhatsApp Business. Es una aplicación diseñada para pequeñas y grandes empresas para poder comunicarse de manera ágil.

Así que si estás desarrollando una actividad profesional y estas usando WhatsApp en la empresa y usas «el de toda la vida», no estás usando el adecuado.

¿Se puede tener instalado WhatsApp y WhatsApp Bussiness?

Sí se puede. Aunque uses el mismo número, ya que son aplicaciones diferentes.

Eso sí, no te va a trasladar las conversaciones. Las conversaciones que inicies con una aplicación, se quedarán en esa aplicación.

Consideraciones de uso de WhatsApp en la empresa y protección de datos:

  • Legitimación: deberá establecerse la licitud del tratamiento en base al art. 6 GDPR.
  • Recursos: el dispositivo electrónico (teléfono) del administrador del grupo, donde se guardan los nombres de los contactos y los números de teléfono, debe ser propiedad de la empresa. Esta, tiene la obligación de implementar las medidas de seguridad y confidencialidad exigidas por la normativa vigente en materia de protección de datos. Los dispositivos de los miembros del grupo (BYOD), pueden ser propiedad del usuario, pero deberán aplicar las mismas medidas de seguridad que si el dispositivo fuese de la empresa.
  • Información del tratamiento: además, la empresa deberá informar al interesado de que su número de teléfono móvil va a ser utilizado para el envío de mensajes instantáneos a través de la aplicación.
  • Usos de WhatsApp Business:
    • Grupo de mensajería (canal de comunicación entre trabajadores)
    • Lista de difusión (canal de comunicación informativo)

Otras consideraciones

Para utilizar WhatsApp Business como canal de comunicación entre trabajadores, el grupo deberá ser creado por un responsable de la empresa. Y habrá que obtener el consentimiento de cada uno de los miembros del grupo. En este caso, WhatsApp ofrece una función que permite obtener el consentimiento de los usuarios antes de empezar a interactuar con ellos.

Un grupo de WhatsApp creado entre los trabajadores como vía de ocio se realizaría con WhatsApp Messenger sin precisar de consentimiento ni de las formalidades descritas anteriormente. Ya que el tratamiento de datos se consideraría un ejercicio de las actividades exclusivamente personales o domésticas y no se vería afectado por la normativa de privacidad.

Se recomienda que solo se use WhatsApp como canal de comunicación a nivel informativo o como envío de publicidad. No como medio para compartir datos personales o información confidencial. Esto se debe a que se escapan del control de la empresa al depender de la política de privacidad de WhatsApp. Además, en caso de violación de la seguridad o del ejercicio de los derechos del interesado, el responsable será la empresa.

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